Design Thinking i project management
Czasami, kiedy rozmawia się o metodzie Design Thinking, ludzie zastanawiają się co zrobić dalej. Jakie powinny być kolejne kroki po wypracowaniu gotowego rozwiązania? Jak przekuć zaawansowany prototyp w coś, co „za chwilę” chcemy oddać w ręce klientów? Jak sprawić, aby nasze pomysły nie utknęły wyłącznie na etapie Design Thinking. Odpowiedzią na tak postawione pytania są różnorodne metodyki zarządzania projektami, których zastosowanie powinno być kolejnym krokiem po Design Thinking.
Zarządzanie projektem – kolejny etap wprowadzania produktu i usługi na rynek
To co wypracujemy w ramach Design Thinking, w odpowiedzi na postawione Wyzwanie trzeba będzie potem wprowadzić w życie – a to domena projektów. Projekty skupiają się na tworzeniu nowych rzeczy – produktów, usług, które organizacja realizuje pierwszy raz. Mają swój wyraźny początek i koniec i angażują ludzi, którzy pełnią w realizacji projektu określone role. Przy opisie projektów nie sposób nie wspomnieć o podstawowym podziale metody ich realizacji – podejściach tradycyjnych i podejściach zwinnych do zarządzania projektami.
Podejścia tradycyjne skupiają się na bardzo dokładnym opisaniu rozwiązania od samego początku jego tworzenia, a potem na rzetelnym dostarczaniu tego, co udało się ustalić na starcie. Kiedy w projekcie zarządzanym tradycyjnie umówimy się na stworzenie jakiegoś rozwiązania, możemy mieć pewność, że wszelkim kosztem dokładnie takie rozwiązanie zostanie dostarczone.
W podejściach zwinnych, tworzone rozwiązanie nie jest od początku bardzo dokładnie określone – ustalamy raczej pewien kierunek i minima, które należy spełnić. Kiedy wiemy w jakim kierunku zmierzamy, co powinniśmy osiągnąć – priorytet będzie miało dla nas zamknięcie się z tą pracą w odpowiednim czasie lub budżecie, nawet jeśli będzie to oznaczało stworzenie wyłącznie rdzenia rozwiązania. W wielu przypadkach, będzie to oznaczało, że z pewnych funkcji lub cech trzeba będzie zrezygnować, a wówczas niezbędny będzie częsty kontakt z klientem.
Zwinnie, czyli jak i po co?
Naturalnym krokiem po ewolucyjnym i iteracyjnym rozwoju naszego rozwiązania w ramach pracy metodą Design Thinking wydaje się przejście w metody zwinne zarządzania projektami (np. AgilePM lub Scrum). Wielokrotne usprawnianie rozwiązania poprzez pętle prototypowania i testowania ponownego prototypowania i znów testowania, w sposób niezauważalny mogą przejść w zwinne dostarczanie rozwiązania. Krótkie odcinki czasu, w których pracujemy (tzw. Timeboxy), ciągły kontakt z klientem, angażowanie interesariuszy będą zachowaniami typowymi dla obu tych sposobów pracy. Ten sposób pracy sprawdzi się szczególnie tam, gdzie rozwiązanie, które tworzymy nie ma jednego, łatwego do określenia od początku rozwiązania.
Czy na pewno trzeba odrzucić tradycję?
Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wprost z procesu Design Thinking przejść do projektów zarządzanych w sposób tradycyjny. Podstawowa różnica będzie polegała wówczas na tym, aby rozwiązania opracowane w ramach Design Thinking, bardzo szczegółowo opisać. Warto w takiej sytuacji w projekt prowadzony metodami tradycyjnymi zaangażować osoby, które brały udział w procesie DT. To bowiem te osoby będą miały najpełniejszą wiedzę na temat tworzonego rozwiązania i będą potrafiły bardzo dokładnie dookreślić o co chodzi w danym rozwiązaniu. Taka wiedza sprawdzi się szczególnie w początkowych etapach projektu, kiedy zespoły będą zajmowały się dookreślaniem zakresu projektu.
Nie musisz zmieniać całej organizacji
Jeśli w Twojej organizacji pracuje się w sposób tradycyjny albo co gorsza „na oko”, nie wykorzystując żadnych sprawdzonych metod zarządzania projektami to i tak nie musisz rezygnować z Design Thinking. Nie koniecznie trzeba zmieniać całą organizację, aby stosować Design Thinking. Bez względu na dobraną (lub nie) metodykę, niezależnie od sposobu pracy w projekcie – czy wybierzemy tradycyjne metody zarządzania projektami, czy podejścia zwinne – na początku każdej pracy projektowej ustala się czym będziemy się zajmować. Zatem zawsze kiedy organizacja staje przed wyzwaniem związanym ze stworzeniem czegoś nowego i nie wie jak należałoby się za to zabrać możemy wykorzystać Design Thinking.
Dodatkowo bez względu na wybraną metodykę zarządzania projektami są problemy, które uniwersalnie dręczą czasem wszystkie zespoły na świecie. Chyba każdy zna sytuacje, w której słaba komunikacja w zespole uniemożliwia pracę przy projekcie. Design Thinking świetnie radzi sobie z usprawnianiem procesów w organizacji. Kiedy zespoły projektowe staną przed trudnościami związanymi z komunikacją czy organizacją pracy – w tych sytuacjach z pomocą również może przyjść Design Thinking.
